しっかりとしたメールの書き方
生活情報
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学生の頃の友達とのカジュアルなメールのやりとりに慣れてしまって、いざというときのしっかりとしたメールに堅苦しさや難しさを感じる方もたくさんいるかと思います。
意外かもしれませんがニュージーランドでの留学でもこのような「しっかりとした失礼のないメール」を使い分けなければいけない場面が多々でてきます。
お部屋探しや仕事探し、第一印象が重要なこのような場面においては正確に要点をまとめた文章を書かなければなりません。 ここでは、どういったポイントをメール本文に書くべきか、ポイントをご紹介いたします。
1. 件名である程度内容が伝わる書き方をする!
仕事に関するメールやお部屋探しについてメールする場合とても大事なのが「件名」です。メールを受け取る側も優先順位があるため、仕事の効率を考え対応をプランニングしています。送り手がどのような「件名」を書いたかによって、あなたのメールがどのような内容なのか受け取り側へ明確に伝えることができます。また緊急であることが件名から分かれば、すぐに返信をもらいやすくなる可能性も高まります。
2. 相手の名前・自分の名前をしっかりと記載しましょう!
件名入力後は、いよいよ本文の作成です。相手の名前が広告に記載されている場合は必ず「◯◯様」と書きましょう。そしてメールの最後に必ず自分のフルネームを入れるようにしましょう。とてもシンプルな事ですが、仕事の応募のメールなどで自分の名前を入れなかった場合、常識のない人と思われ採用されない可能性が高くなります。もちろん面接当日も「失礼致します。◯◯時に面接予定の◯◯です」など、自分が何の為に訪れているということを伝えましょう。
3. 自分のことをしっかりと伝わる内容を伝えましょう!
仕事の応募メールをする際絶対にチェックされるのが「仕事の応募動機」です。ここではしっかりとなぜ、自分がこの仕事に興味があるか、自分のキャラクターなどを伝える事が大事です。また今までの仕事経験や、「今後の自分のためのキャリアアップの為に応募した」などと記載すると印象がとてもよくなります。 お部屋探しの場合は自分の職業を記載する必要があります。フルタイムで働いているか、パートタイム又は学生なのかということを書きます。また夜勤の仕事をされている場合は出勤の時間帯も書きましょう。もちろん、自分がどうのようなキャラクターなのかを知ってもらうために、年齢、性別、国籍を伝える必要があります。
4. 応募要素に記載されている質問には全て答える!
お部屋募集や求人に質問が載っている場合が多々あります。これら全ての質問には1番最初に送るメールで答えましょう。くれぐれも記載されている質問を返信メールで質問されないようにしましょう。相手は一通一通丁寧に返信している時間はありません。5. その他の注意事項
■相手からの返信が日本語にも関わらず英語力をアピールするために英語での返信は、ただ相手の印象を悪くするだけなので絶対にやめましょう。 また英語しか打てない環境の場合はそのことを伝え、謝罪した上で返信しましょう。■履歴書を送る際、手書き、またはプリントアウトされた履歴書をデジタルカメラ又は携帯のカメラで撮影しメールに送付することは絶対にやめましょう。
メールの良い例・悪い例
- ■しっかりとしたメール（例）
- ■内容があいまいなメール（例）
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